Документооборот турагентства

Документооборот турагентства      Документооборот турагентства — основа благополучной работы турфирмы. Туристы спокойно платят за тур, когда видят понятный, хороший документооборот турагентства. Этот раздел сайта ориентирован на студентов и соискателей работы,   которые хотели бы работать в турагентстве менеджерами по продаже   туров за границу. Как показывает мой опыт работы в турагентстве,    самую      большую трудность для начинающих менеджеров в процессе их    адаптации представляет работа с документами. Поэтому мы снова будем говорить в этой статье о документообороте турагентства, как о главном приобретении менеджера в период учебы. Как говорят, тяжело в учении,  легко в бою!

    У  некоторых менеджеров, как они  говорят, болит голова от этого потока документов. А рецепт простой.  Голова перестает болеть у менеджера тогда, когда исчезают все  неясные вопросы в процессе оформления документов. В этом разделе мы не будем говорить, как правильно строить  отношения с клиентом, как подобрать тур и т.п. Об этом можно много  найти информации в интернете. А вот какие нужны документы, в каждом конкретном случае, чтобы правильно оформить продажу тура, информацию найти трудно, тем более системную. Поэтому в данной статье мы рассмотрим весь полный системный набор документов (48 шаблонов), необходимых для оформления и продажи тура, а также их движение от создания документа до отправки его в архив, т.е. документооборот. 

Документооборот турагентства.

Набор всех необходимых документов для турагентства (агентства) представлен в приложениях №2 и №3 в статье «Документооборот» в разделе «Мои лекции» верхнего меню. Кликните на эту ссылку

«документы турагентства» и посмотрите внимательно весь перечень документов в этих приложениях.

В приложении №2 дан перечень документов, которые регулируют взаимоотношения между турагентством и туристом. О назначении каждого документа Вы можете подробно прочитать в разделе «Отдых для всех» по этой ссылке в статье «Документы для туристов» . К сожалению, формат сайта не позволяет визуально показать, что собой  представляет каждый документ (есть простые, а есть многостраничные). Но все образцы этих документов наглядно представлены в моем пособии. Приведены подробные правила и этапы их оформления. Все документы оформляются в 2-х экземплярах, первый экземпляр для туриста, 2-й экземпляр хранится в архиве агентства. При необходимости серьезного изучения документов Вы можете выбрать для себя любой формат пособия (doc; pdf; или 2-х оконный вариант, см. видеоролик в сайд-баре) и прямо здесь перейти на страницу выбора варианта пособия.      

 Документооборот турагентства, 3 варианта пособия

           Дополнительно хочу дать короткую информацию по другой части документооборота агентства, а именно по внутренним документам агентства (приложение №3 в пособии). С помощью этих документов регулируются взаимоотношения между турагентством и туроператором, а именно:

 

◙ ЗАЯВКА ТУРАГЕНТСТВА ТУРОПЕРАТОРУ НА БРОНИРОВАНИЕ ТУРА

           После того как менеджер агентства по заявке клиента нашел с помощью поисковых систем нужного туроператора, у которого есть тур, удовлетворяющий запросам будущего туриста, он должен оформить письменный запрос в его адрес о бронировании данного тура. Этот запрос, т.е. заявка туроператору может быть отправлена ему 3 способами: по электронной почте, по факсу или непосредственным бронированием тура на сайте туроператора. Если заявка отправляется по электронной почте или по факсу она должна быть оформлена соответствующим образом. Законодательно форма заявки туроператору  не определена. Каждое агентство оформляет данную заявку исходя из своей практики работы. Однако ошибки при составлении заявки недопустимы, т.к. они могут привести к серьезным последствиям вплоть до аннуляции тура и штрафным санкциям со стороны туроператора. Исходя из многолетнего опыта,  Правила оформления заявки и сама форма образца заявки на бронирования тура у туроператора приведена в моем пособии. 

 

◙ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ  ОТ ТУРОПЕРАТОРА О БРОНИРОВАНИИ ТУРА

        Если на момент поступления заявки от турагентства, запрашиваемый тур у туроператора еще есть в наличии, т.е. не продан (т.к. продажа туров идет постоянно, и его могли уже продать другому агентству), то туроператор отправляет в адрес агентства письменное подтверждение о бронировании запрашиваемого тура за туристами данного агентства. 

В данном подтверждении туроператор указывает полные характеристики запрашиваемого тура, фамилии туристов на чье имя бронируется данный тур и сроки его оплаты и высылает его в адрес турагентства. Особенностью данного документа является тот факт, что его форма законодательно не утверждена и каждый туроператор составляет его в произвольной форме, более того в большинстве случаев на английском языке, как международном  в сфере туризма.

С образцами разных форм подтверждений от туроператоров, в том числе  и как, следует трактовать их содержание  можно ознакомиться в моем пособии. 

 

◙ АГЕНТСКИЙ ДОГОВОР (ТУРОПЕРАТОРА С ТУРАГЕНТСТВОМ)

Все юридические взаимоотношения по сотрудничеству между турагентством и туроператором регулируются с помощью договоров (различного типа). Когда агентство хочет забронировать тур у туроператора ему следует посмотреть на его сайте, какой конкретный тип договора для сотрудничества предлагает данный туроператор.

Возникает вопрос, почему один туроператор предлагает, например, агентский договор, а другой туроператор – договор реализации, третий туроператор, например, так называемый псевдоагентсткий договор. С чем это связано?

Все очень просто, какая  в данный момент у туроператора складывается ситуация с реализацией туров, такой договор (выгодный ему) он и предлагает для сотрудничества.

Документооборот турагентства, агентский договорКогда у туроператора есть затруднения в реализации туров, тогда туроператор предлагает к сотрудничеству агентский тип договора. В этом договоре туроператор гарантирует агентству выплату вознаграждения за помощь в продаже туров. Т.е. туроператор даже идет на дополнительные расходы по выплате вознаграждения лишь бы его туры не залеживались, а продавались. Размер вознаграждения составляет от 8 до 15% от стоимости тура, теперь Вы сами понимаете, почему такая вилка! Для турагентства это самый выгодный тип договор, если агентство находится на упрощенной системе налогообложения (УСН) по ставке 6% от дохода. Почему это так, Вы сможете прочитать в статье по ссылке «Налоги в турагентстве »  в этом же разделе меню.

 

◙ ДОГОВОР КУПЛИ — ПРОДАЖИ (РЕАЛИЗАЦИИ)
ТУРПРОДУКТА (ТУРОПЕРАТОРОМ ТУРАГЕНТСТВУ)

            Когда у туроператора дела с реализацией туров идут хорошо, то ему нет смысла тратить дополнительно свои деньги на выплату вознаграждения и этим привлекать агентства. Турагентства и так хорошо раскупают, например, его туры. В этом случае туроператор предлагает к сотрудничеству, так называемый договор реализации (не нужно путать данный договор с договором реализации между турагентством и туристом). 

Документооборот турагентства,  договор реализации с ТОПри этом данный договор, как подтверждение факта «купли-продажи» тура непосредственно турагентством (с последующей его перепродажей туристу) очень невыгоден агентству с точки зрения налогообложения, как непосредственному покупателю (читайте статью «Налоги в турагентстве»). И чтобы, как то совсем не отпугнуть агентства от себя, туроператор предлагает им в рамках этого договора торговую скидку от 8 до 12% от стоимости тура (не надо путать с вознаграждением !!). Вы можете сказать, что туроператор все равно на этой скидке теряет такие же деньги, как на выплате вознаграждения?  Нет, по данному договору реализации туроператор все равно остается в выигрыше за счет того, что он сам в этом случае меньше платит налогов государству.

 

◙ ПСЕВДОАГЕНТСТКИЙ ДОГОВОР

      Туроператор понимает, что предлагая турагентствам для сотрудничества, договор реализации, он в какой-то степени их отпугивает. Поэтому, чтобы как-то замаскировать сам факт продажи тура непосредственно турагентству (это очень невыгодно агентству, т.к. в дальнейшем его будут считать «спекулянтом») он предлагает агентству для сотрудничества, так называемый «псевдоагентсткий» договор. Т.е. на сайте туроператора этот договор выглядит как агентский договор, и называется он «агентский» договор  и невнимательные агентства, зная, что для них агентский договор выгоден, не глядя, его подписывают. На самом деле, после сделки в турагентстве начинают понимать, что в этом договоре очень урезано агентское вознаграждение, и чтобы как-то заработать на реализации этого тура, агентство вынуждено делать на него свою торговую наценку. 

Документооборот турагентства, псевдоагентсткий договорНо эта операция совсем не безобидная с точки зрения налогообложения агентства. И может привести (если не принять специальных мер) к увеличению уплаты налога турагентством при продаже этого тура почти в 10 раз.

            Следует отметить, что тип договора определяется не его названием, а его содержанием, поэтому, чтобы понять какой тип договора предлагается агентству для сотрудничества необходимо точно знать, чем один тип договора отличается от другого. Мой вам совет, все отличительные признаки, присущие тому или иному типу договору Вы можете найти в моем пособии, если вы его закажите и приобретете. И это будет гарантией Вашего успеха. 

Документооборот турагентства, минимум налогов

 

Я думаю, что Вы теперь сами понимаете, что лучше досконально разобраться в этом вопросе, чем каждый раз сомневаться в правильности своих действий.

  

◙ ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

            По названию документа Вы, наверное, догадались, что турагентство, что-то гарантирует туроператору. А что может быть лучшей гарантией во взаимоотношениях. Конечно, это своевременная оплата тура. Поэтому в этом документе агентство от лица его директора и бухгалтера гарантируют туроператору оплату тура в точно обозначенные сроки, и как правило наличными деньгами (с помощью курьера). Агентство вынуждено прибегать к  составлению такого документа, когда, например, есть опасность, что банковский перевод может опоздать до обозначенного туроператором срока («deedline») и тур будет аннулирован. Как правило, гарантийное письмо с печатью агентства отправляется в адрес туроператора по факсу, т.к. пока факсимильное сообщение признается судом как оригинальный документ.

 

◙ ПРОЧИЕ ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ ТУРАГЕНТСТВА

             К прочим внутренним документам, как правило, относятся документы, циркулирующие внутри самого агентства. Это документы, связанные с работой курьера и отчетами менеджеров по проданным турам. Хотя эти документы относятся к прочим документам, но без них вся система документооборота турагентства была бы неполной. Особенно это касается по правильному отчету менеджера по налогам с проданных туров, что является гарантией отсутствия проблем у турагентства с налоговой инспекцией. Поэтому, будущему менеджеру или соискателю работы также необходимо знать правила работы с этими документами. Об этих правилах Вы можете прочитать в моем пособии. Желаю Вам успехов, 

с уважением ЭдГар (edgar).

 

 

 

Скачать Ералаш